זה קרה לכל אחד ואחת מכם – עבדתם על קובץ נתונים סטנדרטי בתוכנת האקסל, ומבלי ששמתם לב – הקובץ שלכם הלך ותפח למימדים מוגזמים של כמה MB ולפעמים אף עשרות MB. למעט מקרים בהם אתם עובדים על מסדי נתונים כבדים – אין שום סיבה שהקובץ שלכם ישקול כל כך הרבה. קובץ ששוקל הרבה מכביד על המחשב, ואם תנסו לשלוח אותו במייל – הוא יתקע לכם מפאת גודלו ויסרב להישלח ליעדו.

כמה דגשים כלליים לפני שמתחילים…

בפוסט הזה נפרט על הדרכים השונות בהן ניתן לצמצם את גודלו של הקובץ. חשוב לציין שלא תמיד כל הפתרונות יסייעו, ולכן מומלץ לנסות כמה מהפתרונות עד שתגיעו לתוצאה הרצויה. כמו כן, בכל קובץ שבו יש לכם מספר גיליונות – אתם נדרשים ליישם את השיטה הספציפית על כל גיליון בנפרד, אלא אם כן מדובר בשיטה שמחילים אותה על כל הקובץ.

על מנת שתוכלו לראות בכל רגע נתון כמה הקובץ שוקל, ואם הפתרון שניסיתם עובד – בצעו שמירה של הקובץ, לחצו על “קובץ”, ובתפריט שייפתח בפניכם תראו את משקלו של הקובץ.

שיטה ראשונה – מחיקת תאים מיותרים

אחת הסיבות הנפוצות לניפוח מיותר במשקל הקובץ היא בשל כל מיני תאים שנמצאים במיקום נידח בגיליון, אשר במקום להיות ריקים, מכילים ערך או עיצוב מסוים. לפעמים ה”שאריות” הללו, שהגיעו בדרך לא דרך למיקומן הנידח – מהוות את הסיבה למשקל הכבד. על מנת להיפטר מהם, נבצע את הצעדים הבאים:

נניח שכך נראה הגיליון שלכם:

האזורים הצבועים באדום (הצביעה היא רק לשם המחשה כמובן) הם בעצם אזורים שבהם לא הקלדתם דבר, ולכאורה גם לא תצפו שיהיה שם מידע. לפיכך – ניתן למחוק אותם.

על מנת למחוק אותם:

1. עמדו על העמודה הראשונה שנמצאת באזור שהגדרנו כראוי למחיקה. במקרה שלנו – עמודה F. סמנו את כל העמודה על ידי לחיצה על האות F.
2. כעת לחצו על הצירוף CTRL+SHIFT+חץ לכיוון שבו אין נתונים (במקרה שלנו – ימינה). הצעד הזה יבחר את כל העמודות הריקות עד לקצה הגיליון.
3. כעת מחקו את כל העמודות, על ידי לחיצה על הכפתור הבא:

4. כעת חיזרו על הצעד הזה עם כל השורות הריקות. עמדו על השורה הראשונה הריקה, לחצו CTRL+SHIFT+חץ למטה, ומחקו את כל השורות.

 

שיטה שנייה – הדבקה כערכים

במידה ואין לכם בקובץ נוסחאות שחשוב לכם לשמור עליהן או עיצובים שתתקשו לשחזר, כדאי לנסות להעתיק את הנתונים ולהדביקם כערכים.

העתיקו את טווח התאים הרלוונטי, הדביקו, ואז כשצץ לכם הכפתור הקטן והנחמד ששואל אתכם לגבי הגדרות ההדבקה, בחרו הדבקה כערכים:

 

הדבקה כערכים מדביקה את הנתונים שלכם ללא עיצובים ונוסחאות שעלולות להכביד על גודל הקובץ. ניתן להדביק את הערכים הללו באותו הקובץ (על גבי הנתונים הישנים), ומומלץ עוד יותר – להדביקם בקובץ חדש.

 

שיטה שלישית – העתקת גיליונות לקובץ חדש

לפעמים קורה שמשהו בקובץ שלכם השתבש, ולא תוכלו לשים את האצבע על הגורם האשם בתקלה. על מנת לחסוך בזמן, לפעמים אפשר פשוט להעתיק את כל הגיליון לקובץ חדש – ופעמים רבות הבעיה נעלמת כשעוברים לקובץ “טרי”.

על מנת לעשות זאת:.

1. לחצו קליק ימני על שם הגיליון שברצונכם להעביר לקובץ חדש. במידה ומדובר במספר גיליונות, החזיקו את מקש ה- CTRL לחוץ וסמנו את הגיליונות הרלוונטיים ואז קליק ימני.
2. לחצו על MOVE OR COPY (העברה או העתק)ה
3. בחלון שנפתח לכם, תחת הכותרת “לחוברת העבודה:” בחרו ב- חוברת חדשה
4. בתחתית החלון, ודאו שסימנתם ב- V את “צור עותק”

כעת הגיליונות שביקשתם נמצאים בקובץ חדש, ויש סיכוי לא רע שהבעיה שלכם תיפתר.

 

שיטה רביעית – שמירה כ- WEB PAGE

אחת הדרכים היעילות לזהות באיזה גיליון מסתתרת הבעיה שלכם, היא שמירה של קובץ האקסל כ- WEB PAGE. באמצעות שיטה זו, כל גיליון נשמר בתיקיה חדשה כקובץ נפרד, כאשר בתיקיה תוכלו לראות אילו מהגיליונות שוקל הכי הרבה.

לפני שאתם שומרים כ- WEB PAGE, ודאו שביצעתם שמירה רגילה.

על מנת לשמור כ- WEB PAGE, לחצו על שמירה בשם, וסמנו WEB PAGE:

כעת תיווצר לכם תיקיה חדשה שתכיל בתוכה את כל הגיליונות שלכם. הסתכלו על גדלי הקבצים של הגיליונות. האם איתרתם גודל חריג?

במקרה שלנו, החשוד המיידי הוא sheet003. . שימו לב שהגיליון יקרא תמיד באותו שם, גם אם יש לגיליונות שלכם שמות מותאים אישית. במקרה הזה – לכו אל הגיליון השלישי מההתחלה לפי הסדר שבו מסודרים הגיליונות בקובץ שלכם – הוא הבעייתי. הפעילו עליו את השיטות שמפורטות במדריך הנ”ל, או פשוט תמחקו אותו, אם אין לכם צורך בו.

 

שיטה חמישית – שמירה כקובץ XLSB

פורמט XLSB הוא פורמט אקסל בינארי. על מנת לא לסבך אתכם יותר מדי, רק נגיד שהיתרון שלו ביכולת שלו להקטין בעשרות אחוזים את הגודל של כל קובץ, וגם לקצר את זמני החישוב הנדרשים לביצוע פעולות על הקובץ.

שמירה כ- XLSB לא תעלים את הבעיות המבניות שגרמו לניפוח גודלו של הקובץ, אך לפעמים ניתן יהיה להסתפק בפתרון זה במקום לבזבז זמן רב על גילוי מקור הבעיה.

כיצד תשמרו כ- XLSB? פשוט מאוד:

 

שיטה שישית – מחיקת עיצובים מיותרים

זוהי שיטה די דומה לשיטה השנייה שהזכרנו. סמנו את כל התאים בגיליון (וחזרו על צעד זה עבור כל גיליון בחוברת העבודה שלכם) על ידי לחיצה על CTRL+A. כעת לחצו על “נקה עיצובים”:

 

לאחר שניסיתם את כל השיטות המוזכרות להלן, סביר להניח שבעייתכם נפתרה.

נשמח לשמוע בתגובות למדריך איזו שיטה הכי עזרה לכם!