האם ניסיתם פעם להעתיק ולהדביק טווח מסוים של תאים אל אזור אחר? אם כן, בטוח שמתם לב שבעת שאתם מעתיקים למיקום חדש, כל הנוסחאות שהעתקתם ואשר לא קיבעתם מבעוד מועד – ישתנו בהתאם למיקומן היחסי החדש.

ניתן לראות זאת בדוגמא הבאה. כך נראה הגיליון הראשוני שלנו:

 

מה יקרה אם נרצה להעתיק את את שלוש השורות שמתייחסות להכנסות, הוצאות ורווח – מספר שורות למטה?

 

 

כצפוי – הואיל ולא טרחנו לקבע מבעוד מועד את התאים הרלוונטים, הטווח שהדבקנו אינו זהה לטווח שהעתקנו בהתחלה.

אז איך ניתן בכל זאת לבצע זאת?

1. שיטה ראשונה – קיבוע

כמה שזה נשמע מגוחך, ייתכן שבמידה והטווח אותו אתם רוצים להעתיק אינו מסובך למדי, אתם יכולים פשוט לבצע קיבוע עבור כל אחד מהתאים.

החסרון המשמעותי בשיטה הזו הוא שברגע שיש יותר ממספר תאים, מלאכת הקיבוע תגזול מכם זמן רב. כמו כן – לא תמיד אתם תרצו לבצע קיבוע מלכתחילה, מסיבות שונות.

לסיכום – שיטה בעייתית. נעבור לשיטה הבאה.

2. שיטה שנייה – העתקה של הנוסחאות ל- notepad

השיטה הבאה היא שיטה מוזרה, אך היא עובדת (כמעט) ללא רבב.

לחצו על מקש CTRL ביחד עם מקש “~” (המקש שנראה כמו גל, ונמצא משמאל לספרה “1” ומעל מקש “TAB” במקלדת.

(הערה – אם קיצור הדרך הזה לא עובד לכם, ניתן להשיג את אותה תוצאה על ידי לחיצה בסרגל הכלים על לשונית “נוסחאות” ולאחר מכן על “הצג נוסחאות” (Show formulas):

כעת האקסל יציג בפניכם את כל הנתונים בגיליון על ידי הצגת הנוסחה שמאחוריהם (במידה וקיימת נוסחה שכזו) – ולא את תוצאות הנוסחה. במקרה שלנו, זה יראה כך:

כפי שניתן לראות, האקסל כעת מציג את הנוסחאות עצמן.

השלב הבא הוא להעתיק את הטווח המבוקש, ואז לפתוח את תוכנת ה- Notepad (פנקס רשימות) אותה ניתן למצוא בתפריט התחל, תחת לשונית “עזרים”.

לאחר שפתחתם את ה- notepad, הדביקו לתוכו את מה שהעתקתם.

כעת, העתיקו את הטקסט שזה עתה הדבקתם מתוך ה- notepad, חיזרו לאקסל, לחצו על התא שבו תרצו לבצע את ההדבקה – והדביקו.

כעת לחצו פעם נוספת על הצירוף CTRL ו “~”, או לחילופין גשו לסרגל הכלים, לחצו על לשונית “נוסחאות” ולחצו על “הצג נוסחאות”. כעת האקסל יחזור לתצוגה המוכרת, ויראה כך:

מגניב, נכון? אבל – יש בעיה קטנה. הבה נעמוד על התא שמכיל את המספר 6,000 בתחתית הגיליון:

שמתם לב למשהו מוזר? שורת הרווח מבצעת חישוב על הרווח לפי התאים של הטווח העליון. הסיבה לכך היא שכשביצענו את ההעתקה, ביקשנו לשמור את כל המשיכות של התאים הישנים. הבעיה היא שזה שומר גם נוסחאות פנימיות שדווקא היינו רוצים שיתעדכנו. הבעיה הזו תתרחש גם אם נעתיק נוסחת SUM או כל נוסחה אחרת.

מה עושים? ובכן – למרבה הצער – יש גבול לכמות הקסמים שתוכנת האקסל מסוגלת לעשות. במקרה הנ”ל, נצטרך לבצע תיקון ידני. בדוגמא שלנו זה אומר שבמקום להזין שלוש נוסחאות, נאלצנו להזין רק אחת באופן ידני. על פניו – חסכון מזערי. אך חישבו על מקרה שבו יש לכם 100 תאים – במקרה הזה מדובר בחיסכון משמעותי.

 

לסיכום, הגם שהשיטה המתוארת אינה מושלמת – היא עשויה לחסוך זמן רב ויקר.

3. שיטת שלישית – מאקרו

ניתן לחסוך את כל ההתעסקות המתוארת בסעיפים הקודמים על ידי הגדרת מאקרו שמופעל באמצעות קיצור דרך, ומבצע את ההעתקה וההדבקה תוך שנייה וללא סיבוכים מיותרים. נשמע מסקרן? היכנסו למדריך ולימדו איך לעשות זאת בעצמכם 🙂