סינון מתקדם הוא כלי שמאפשר לנו לבצע סינון מהיר לפי מספר קריטריונים שהוגדרו מראש בטבלה נפרדת.

לסינון מתקדם יש מספר יתרונות על פני סינון בסיסי:

1. אין צורך לסמן בצורה ידנית את הערכים שלפיהם אנו מעוניינים לסנן, אלא ניתן להזין טבלה שהוגדרה מבעוד מועד ולסנן על פיה. הדבר שימושי במיוחד כשאנו רוצים לסנן מספר גדול של ערכים בו זמנית (נסו לדמיין כמה זמן יקח לסנן לפי 30 ערכים שונים בטבלה של 1000 ערכים…)
2. סינון מתקדם מאפשר לנו לבצע סינון לפי מספר עמודות שונות בלחיצה אחת – לפי קריטריון של AND (כלומר, שהתנאים עבור כל העמודות יתקיימו בו זמנית) או OR (כל תנאי עומד בפני עצמו) בין העמודות השונות. ראו הרחבה על כך בהמשך המדריך

 

בואו נתחיל עם דוגמא פשוטה.

נניח שיש בפנינו את הטבלה הבאה:

אנחנו רוצים לסנן את הטבלה לפי השמות הבאים: איציק, בני, ולדימיר וחיים.

כמובן שניתן לבצע סינון פשוטה על ידי לחיצה על “שם” וסינון מרובה על השמות שהוזכרו. אבל מה הייתם עושים אם היה מדובר ב- 50 שמות ולא ב- 4?

לשם כך נשתמש בסינון המתקדם:

בשלב הראשון, ניצור טבלה חדשה בת עמודה אחת, שבה נציג את השמות המבוקשים אחד אחרי השני, ובראש הטבלה נשים כותרת שמתאימה לכותרת העמודה המקורית שלפיה רצינו לסנן. במקרה שלנו, צריך לכתוב “שם” בראש עמודת העזר. שימו לב – חשוב להקפיד על מתן הכותרת כדי שהסינון יעבוד. כך זה נראה:

בשלב השני נלך ללשונית DATA, ונלחץ על ADVANCED:

כעת, נזין את הטבלה שברצוננו לסנן ב- LIST RANGE, ואת מאפייני הסינון שלנו ב- CRITERIA RANGE.

שימו לב שאם לוחצים מבעוד מועד על אחד התאים בטבלה, טווח הטבלה ייבחר אוטומטית לתוך ה- LIST RANGE.

 

וזוהי התוצאה שמתקבלת:

כדי לבטל את הסינון המתקדם, נלחץ על הכפתור CLEAR (נקה) בלשונית DATA (מידע):

סינון מתקדם מרובה עמודות

כאמור, מלבד היכולת לסנן לפי ערכים מרובים בעמודה אחת, כלי הסינון המתקדם מאפשר גם לסנן על פני מספר עמודות שונות.

ישנן שתי שיטות סינון:

סינון לפי קריטריון AND (“וגם”):

סינון זה מתאים כאשר ברצוננו לסנן לפי מספר עמודות, כאשר אנו רוצים שיתקיימו מספר תנאים בו-זמנית, ובכמה עמודות שונות. כאן תועיל מאוד דוגמא…

לפנינו הטבלה הבאה:

התבקשנו לסנן את כל האנשים ששמם רפי ושאוהבים שחמט. כיצד נעשה זאת?

לשם כך – נעשה שימוש בסינון מתקדם לפי קריטריון AND. בשיטה הזו, אנו מציגים את כל התנאים שלנו בשורה אחת בטבלת עזר שנבנה מבעוד מועד, באופן הבא:

כעת, זו התוצאה שנקבל:

לסיכום, ביקשנו מכלי הסינון המתקדם להציג לנו את כל האנשים ששמם רפי ושתחביבם הוא שחמט, ועשינו זאת על ידי טבלת עזר שבה ריכזנו בשורה אחת את שתי הדרישות שלנו (כל דרישה בעמודה נפרדת בעלת שם המתאים לעמודה בטבלה המקורית).

נשאלת השאלה – האם ניתן לבצע סינון מתקדם במידה ורק אחד מהתנאים מתקיים? התשובה חיובית:

סינון לפי קריטריון OR (“או”):

כעת, בואו נניח שאנו רוצים למצוא את כל האנשים ששמם דני או שהתחביב שלהם הוא כדורגל. לשם כך, ניצור טבלת עזר חדשה, שבה נציג כל דרישה שלנו בשורה נפרדת (בעמודה המתאימה). במקרה שלנו, זה יראה כך:

כפי שאתם רואים, רשמנו את השם “דני” תחת עמודת שם בשורה אחת, ובשורה מתחת כתבנו “כדורגל” תחת עמודת תחביב. וזוהי התוצאה שנקבל:

עיניכם הרואות – קיבלנו כעת את השורות שבהן יש את השם דני או את התחביב כדורגל.

הערה: אפשרות הסינון הבסיסית שהוצגה בתחילת הפוסט, אשר בה הצגנו מספר שמות שונים באותה עמודה ועל פיהם ביקשנו לסנן, נחשבת גם היא לסינון לפי קריטריון OR (משום שאנו מבקשים מאקסל להציג לנו או שם מסוים או שם אחר, כלומר להציג מספר שמות שונים בבת אחת…).

אפשרויות סינון נוספות

סינון מספרים גדולים/קטנים מ – ניתן לבצע סינון מתקדם גם לפי קריטריון “גדול/קטן מ…”. נניח שברצוננו לבצע סינון מתקדם לכל האנשים ששמם רפי או לאנשים שמשקלם גדול מ- 60, נכתוב את התנאי הבא:

זו התוצאה שנקבל:

טיפ: ניתן גם להשתמש באופרטורים הלוגיים הבאים: <> (שונה מ- ), וכן =< או => (גדול שווה / קטן שווה)

 

יצירת טבלה חדשה מהטווח המסונן – אם חפצה נפשכם ליצור טבלה חדשה מהשורות שברצונכם לסנן (במקום להציג את הטבלה המקורית במצב סינון), פשוט סמנו Copy to another location וציינו היכן ברצונכם למקם את הטבלה החדשה ב- Copy to:

כעת נקבל טבלה חדשה ומסוננת בהתאם לדרישותינו:

אזהרה: כשמגדירים לכלי הסינון המתקדם להעתיק את הטבלה החדשה למיקום אחר, לא ניתן לבצע ביטול לפעולה הזו (CTRL Z) ולחזור אחורה.

 

שימוש בתווים מיוחדים

באקסל יש אפשרות לבצע חיפוש חלקי, כלומר לתת לאקסל חלק ממילה, לחפש את התאים המתאימים, ובמקרה שלנו – לסנן אותם. התווים המיוחדים הם:

? (סימן שאלה) – אם שמים סימן שאלה, אקסל מבין מכך שאנו מעוניינים שהוא צריך “לנחש” תו אחד בלבד במיקום שציינו לו. לדוגמא, אם נבקש לסנן על הערך “ר?י”, אקסל יחפש לנו את כל המילים המתחילות בר’ ומסתיימות באות י’ עם אות אחת נוספת ביניהן. במקרה שלנו, זה יראה כך:

ניתן כמובן להזין מספר סימני שאלה, בהתאם לכמות האותיות הנעלמות שברצוננו לכתוב…

*(כוכבית) – * משמעותה “רצף תווים באורך בלתי ידוע”. כלומר זה יכול להיות 2 תווים וגם 20 תווים. למשל, אם נזין י* (האות י’ ולאחריה כוכבית) נקבל את התוצאות הבאות, שמשמעותן – כל השמות שמתחילים באות י’:

דגשים וסיכום

כפי שראיתם, אפשר לעשות לא מעט טריקים נחמדים עם הכלי הזה. הדבר החשוב ביותר שצריך לזכור הוא להקפיד על התאמה בין שמות העמודות בטבלה המקורית שלנו לבין שמות העמודות בטבלת העזר שאנו יוצרים כל פעם במטרה ליצור את קריטריוני הסינון. שימו לב – אין צורך לכתוב את כל שמות העמודות בטבלת העזר, אלא רק את השמות של העמודות הרלוונטיות שבהן יופעלו קריטריוני סינון.

לדעתנו האישית, הכלי הזה הוא שימושי בעיקר לשני דברים – סינון מרובה אפשרויות (נניח, כשתצטרכו לסנן בטבלה עצומה על 30 שמות שונים – עדיף לעבוד עם טבלת עזר וסינון מתקדם, מאשר לסמן אחד אחד את השמות בחלון הסינון הרגיל. כמו כן, אפשרות הסינון לפי קריטריון “או” (OR) היא גם מגניבה. מעבר לכך, סינון מתקדם – כשמו כן הוא – מתקדם! ולכן, עבור ביצוע סינונים פשוטים, אין אין באמת צורך להשתמש בו, וראוי להשאירו לסיטואציות מורכבות יותר.