אם אתם משתמשים ותיקים ומנוסים באקסל, סביר להניח שיצא לכם להיתקל בבעיית אקסל ששלחה אתכם לשיטוטים בגוגל, אשר בעקבותם גיליתם מאקרו כזה או אחר שאמרתם לעצמכם שכדאי לשמור אותו לשימוש עתידי. אולי גם שאלתם את עצמכם “האם יש דרך מהירה להריץ את המאקרו מבלי לפתוח כל פעם את עורך המאקרואים של אקסל”? אם כן – המשיכו לקרוא, במדריך הבא נלמד אתכם כיצד תוכלו ליצור כפתורים יפים בסרגל הכלים שלכם שיריצו בלחיצה את המאקרואים השימושיים שלכם.

הערה: אם הגעתם עד לכאן ואינכם יודעים מה זה מאקרו, או כיצד מריצים מאקרו, אנא היכנסו למדריך הבא שילמד אתכם איך לעשות זאת בקלות.

הקדמה קצרה

לפני שנתחיל במלאכה, נסביר בקצרה על הרעיון שעומד מאחורי המדריך.

כאשר מריצים מאקרו מסוים, ניתן לשייך אותו לקובץ אקסל ספציפי, או לחוברת המאקרואים האישית שלכם. על מנת שהאקסל “יזכור” בכל פעם מחדש את המאקרואים שלכם, יהיה עלינו להוסיף את המאקרו לחוברת העבודה האישית. לאחר שנעשה זאת, נבקש מהאקסל ליצור לנו סרגל כלים חדש וייחודי רק עבור מאקרואים, ולתוכו נטען את המאקרואים האהובים עלינו – היישר מחוברת העבודה האישית שלנו.

אז איך עושים את זה?

אזהרה: התעסקות עם מאקרואים עשויה לגרום לתוצאות בלתי צפויות (ולא נעימות בעליל…). על מנת להימנע מאי-נעימות, נמליץ לכם בחום לבצע גיבוי לחוברת העבודה האישית (נדבר על כך בהמשך המדריך) ולשמור את כל הקבצים החשובים שלכם ולסגור אותם לפני שאתם מתחילים עם המדריך. וכמובן – אמנם כל תקלת אקסל הינה ברת-תיקון, חשוב להזכיר שאנו לא נושאים באחריות על טעויות וקבצים שעשויים להיפגם כתוצאה ממדריך זה. אנא היו זהירים כדי שכולנו נמשיך להיות מאושרים! 🙂

השלב הראשון, כאמור, יהיה בהוספת המאקרו לחוברת העבודה האישית שלכם.

לשם המחשה, ניקח את המאקרו הפשוט ביותר שניתן לחשוב עליו:

Sub test()

MsgBox (“Hello World!”)

End Sub

המאקרו הזה יקפיץ בעת הרצתו את ההודעה “Hello World”.

בואו נתחיל!

לפני שמתחילים בשלב האקסלי של המדריך, עלינו לוודא קודם כל שחוברת העבודה האישית שלנו (Personal Macro Workbook) קיימת ושהיא זמינה לעריכה.

חוברת המאקרואים האישית נמצאת בקובץ בשם PERSONAL.XLSB. בלחיצה על ALT+F11 נפתח עורך המאקרואים של אקסל, וניתן לראות את החוברת בתמונה להלן, מוקפת בעיגול האדום :

לא מוצאים את החוברת המדוברת? 

חוברת המאקרואים הזו קיימת אך ורק אם כבר עשיתם בה שימוש בעבר (למשל אם הקלטתם מאקרו ושמרתם אותו בחוברת זו). אם אינכם בטוחים אם יש לכם חוברת אישית שכזו או שלא – פעלו לפי הצעדים הבאים:

לכו ללשונית VIEW בתוכנת האקסל, לחצו על Macros ולחצו על Record Macro:

כעת ייפתח החלון הבא. ודאו שאתם שומרים את המאקרו ש- Personal Macro Workbook (מוקף באדום)!

לחצו OK. כעת המאקרו התחיל להקליט. עצרו מיד את ההקלטה על ידי לחיצה על כפתור העצירה המופיע בתחתית הגיליון:

כעת לחצו ALT+F11. ייפתח בפניכם עורך המאקרואים, ואתם תוכלו לזהות את המאקרו ש”הקלטתם”:

 

מזהים את קובץ PERSONAL.XLSB? זוהי חוברת המאקרואים שלכם.

כעת לחצו על שמירה (CTRL+S). חוברת המאקרואים שלכם נוצרה ונשמרה בהצלחה!

שגיאה…

שימו לב: ייתכן וקיבלתם את ההודעה הבאה מיד לאחר שלחצתם על שמירה (אם לא – התעלמו מחלק זה!):

המשמעות של הודעה זו היא שכבר קיים קובץ PERSONAL.XLSB על מחשבכם (ייתכן ומישהו אחר יצר כבר מאקרואים על מחשב זה או אולי אתם השתעשעתם עם הרעיון אי שם בעבר הרחוק וכבר הספקתם לשכוח מכך), ולא רק שהקובץ קיים – אלא שמישהו (כנראה אחראי המחשבים במשרדכם) החליט שחוברות המאקרו הללו יסווגו כ”Read-Only” (לקריאה בלבד), ולפיכך נמנע מאיתנו לעדכן אותן כאוות נפשנו. בשורה התחתונה – אינכם צריכים ליצור את הקובץ הזה, משום שהוא כבר קיים – אך אתם חייבים להפוך אותו לזמין לעריכה על מנת שנוכל להוסיף אליו מאקרואים חדשים!

 

הפיכת חוברת המאקרואים האישית לזמינה לעריכה

עליכם לבצע שלב זה של המדריך בין אם נתקלתם בהודעת השגיאה המתוארת לעיל, ובין אם לא.

חוברת המאקרואים שלכם נמצאת בכתובת הבאה על מחשבכם:

C:\Users\YOUR USERNAME\AppData\Roaming\Microsoft\Excel\XLSTART

החליפו את YOUR USERNAME בשם המשתמש שלכם על מנת להגיע לתיקייה. אם אינכם בטוחים מה שם ה- USER שלכם, היכנסו לתיקיה C:\Users ואתרו את השם הנכון. שימו לב שחלק מהתיקיות מוסתרות, ולכן לא תוכלו לראות אותן וניתן יהיה להגיע אליהן רק על ידי הקלדה מפורשת של הכתובת.

כך נראית התיקיה:

לפני שממשיכים – ודאו שכל חלונות וקבצי האקסל שלכם סגורים. כמו כן – זהו בדיוק השלב לגבות את קובץ PERSONAL (העתיקו והדביקו אותו בתיקיית גיבוי כלשהי לכל צרה שלא תבוא) 

כעת, לחצו קליק ימני על קובץ PERSONAL וגשו להגדרות הקובץ. ודאו ש- Read Only לא מסומן. אשרו וסגרו את ההגדרות.

 

שמירת המאקרו בחוברת העבודה

אחרי הפרוצדורה המייגעת הזו, ניתן לשמור את המאקרו שלנו בחוברת המאקרואים האישית שיצרנו!

נפתח שוב את האקסל, נלחץ ALT+F11 ונסמן עם העכבר את קובץ PERSONAL.XLSB:

הערה: עדיין לא רואים את הקובץ PERSONAL.XLSB? ייתכן שהוא לא נטען מסיבה כזו או אחרת. ניתן לטעון אותו בקלות על ידי הקלטת מאקרו כפי שתיארנו קודם לכן במדריך. מיד אחרי ביצוע ההקלטה אנו נוכל לראות את החוברת המבוקשת ולהמשיך בעבודה 🙂

כעת, ניגש לתפריט העליון, ונלחץ Insert ולאחר מכן Module.

חשוב לוודא שה- Module החדש מופיע מתחת ל- Personal.XLSB ולא בשום מיקום אחר – אחרת זה לא יישמר לתוך חוברת העבודה שלנו!

כעת נדביק את הקוד שצירפנו בתחילת המדריך:

ניתן לשנות את השם שם המאקרו מ- Module2 לשם אחר (שימו לב – רק באנגלית, ובלי רווחים). שימו לב ששינוי השם אינו הכרחי, ונועד רק לצרכי הנוחות לכם כדי שתוכלו להבחין בין המאקרואים השונים שיצטברו לכם עם הזמן בחוברת העבודה:

 

כעת, מיד לאחר ההדבקה, לחצו על שמירה בתוך עורך המאקרואים (CTRL+S) וצאו ממנו.

יצירת כפתור עבור המאקרו החדש שיצרנו

כעת נעבור לחלק הכיפי – לחצו קליק ימני באזור כלשהו בסרגל הכלים שלכם, ולחצו על Customize the Ribbon (התאמה אישית).

מולנו מופיע החלון שבאמצעותו ניתן להשפיע על האופן בו סרגלי הכלים שלנו נראים:

אנחנו ממליצים בחום על יצירת סרגל כלים חדש ונפרד עבור המאקרואים שלכם, על ידי לחיצה על New Tab (מסומן בספרה 1 בתמונה)

לאחר שיצרתם את הסרגל החדש, ניתן להזיז אותו למעלה ולמטה על ידי גרירתו בחלון הימני. כמו כן, נעניק לו שם חדש על ידי לחיצה על Rename (מסומן בספרה 2 בתמונה). אפשר לקרוא לו בשם הגנרי “Macros” או כל שם אחר העולה על רוחכם.

כעת, בצד השמאלי, היכן שישנה תיבה נפתחת שכרגע כתוב בה Popular Commands (מסומן בספרה 3 בתמונה), נבחר את האפשרות Macros ונגלול עד שנמצא את המאקרו שלנו:

 

כפי ששמתם לב בסימון מספר 1, המאקרו נקרא: PERSONAL.XLSB!test – החלק הראשון על שם חוברת העבודה שעמלנו כה קשה על יצירתה, ואילו ה- test מתבסס על השם שנתנו בתוך הקוד שצרפנו בתחילת המדריך למאקרו שלנו: Sub test()

מיד אחרי שלחצנו על השם של המאקרו המבוקש, נלחץ בחלון הימני על (New Group (Custom – היכן שמופיעה הספרה 2, מתחת ללשונית החדשה שיצרנו, ולאחר מכן נלחץ על ADD (סימון 3). המאקרו שלנו התווסף בהצלחה!

כעת, נשנה את שמו ואת הסמליל שלו למשהו ידידותי על ידי לחיצה על כפתור Rename:

 

נלחץ OK ואז שוב OK, וזהו – יש לנו מאקרו שמוכן לפעולה:

שנייה לפני שרצים להשוויץ לחבר’ה – פעולה אחרונה אך הכרחית

לאחר שסיימנו עם שמירת המאקרו והצגתו ככפתור, אנחנו ממליצים בחום להחזיר את חובת המאקרואים האישית למצב של קריאה בלבד. הסיבה לכך היא שכאשר משאירים את חוברת המאקרואים פתוחה לעריכה, זה יוצר בעיות בסגירת קבצי אקסל (משאיר חלונות אקסל אפורים שמעצבן מאוד להיפטר מאוד כל פעם). כדי להימנע מהבעיה הזו:

1. סגרו את כל קבצי האקסל שלכם
2. חזרו לתיקייה C:\Users\YOUR USERNAME\AppData\Roaming\Microsoft\Excel\XLSTART
3. קליק ימני על קובץ ה- PERSONAL, והחזירו את סימן ה- V ל”קריאה בלבד”.
4. תהנו! 🙂

סיכום

אנו מקווים שנהניתם מהמדריך הזה ולמדתם ממנו כיצד ליצור כפתורי מאקרואים שניתן להפעיל בקלות. אמנם המדריך נראה מפחיד וארוך בהתחלה, אך בפעם הבאה שתבצעו את ההוראות זה יהפוך להיות קל בהרבה! אנו מאחלים לכם שימוש מרובה, מהנה ומועיל במאקרואים השונים של אקסל! 🙂