אם ישאלו אתכם מהו הדבר המורכב ביותר באקסל, סביר להניח שהדבר הראשון שתחשבו עליו הוא איזושהי פונקציה מורכבת או פקודת מאקרו.
אבל מה לגבי הדפסה – הפעולה הבסיסית הזו שמשום מה כל כך מסובכת באקסל? האם קרה לכם שניסיתם להדפיס קובץ אקסל ושום טריק שניסיתם לא גרם לזה לצאת טוב? מסתבר שהדפסה באקסל זה עסק לא קל כלל וכלל!
כדי להפסיק את הסבל הכרוך בהדפסה באקסל, חיברנו את מדריך ההדפסה המלא, שבו תמצאו לא מעט טריקים וטיפים שיעשו את החיים שלכם קלים יותר. בואו נתחיל!

1. הדפסה לאורך/לרוחב

מדפיסים גיליון עם עמודות רבות? על מנת לנצל בצורה יעילה את שטח הדף – שנו את הגדרת העמוד כך שיודפס לרוחב:

1. גשו ללשונית Page Layout
2. לחצו על Orientation
3. בחרו באפשרות Landscape

2. הדפסת בחירה/גיליונות/חוברת עבודה

בתצוגה לפני הדפסה, ניתן להגדיר מה בדיוק יודפס –

• ניתן להדפיס את הגיליון הפעיל (Active Sheets) – זוהי ברירת המחדל.
• ניתן להדפיס את חוברת העבודה כולה (Entire Workbook), על שלל גיליונותיה
• ניתן להדפיס אך ורק את הטווח שסימנו, על ידי לחיצה על Print Selection

3. הגדרת אזורי הדפסה באמצעות כפתור Print Area

• ניתן להגדיר במהירות את האזורים שנרצה להדפיס על ידי שימוש בכפתור Print Area, אליו ניתן לגשת דרך לשונית Page Layout:

ראשית נסמן את הטווח שנרצה להדפיס. מיד לאחר מכן, נלחץ על כפתור Print Area – Set Print Area, וכעת האקסל ידפיס רק את הטווח שסומן על ידינו.

• ניתן להוסיף טווחים נוספים, אשר כל אחד מהם יודפס בדף נפרד, על ידי לחיצה על Print Area – Add to Print Area.

להלן דוגמא לאזורים שניתן להגדיר באופן זה (התצוגה מתבססת על תצוגת Page Break Preview, עליה נסביר בהמשך):

• על מנת לנקות את אזורי ההדפסה שהגדרנו, נלחץ Print Area – Clear Print Area

4. שימוש בתצוגת Page Break Preview

נניח שאתם עובדים על קובץ אקסל שנראה כך:

כעת, החלטתם להציג את הקובץ לפני הדפסה. הפלא ופלא – הקובץ מתפרס על פני שני עמודים לרוחב:

 

בדיוק כדי להימנע ממצבים לא נעימים שכאלו, נועדה אפשרות Page Break Preview –

תצוגת Page Break Preview מאפשרת לכם לראות מעין “תצוגה לפני הדפסה” של הגיליון, אך מאפשרת לכם על הדרך לשלוט באופן שבו הקובץ שלכם יודפס!

על מנת להיכנס למצב תצוגה זה, ליחצו על הכפתור הבא:

 

כעת, בואו נראה איך הגיליון שלנו נראה בתצוגה הזו:

הקו הכחול המקווקוו (מוקף בעיגול), הוא זה שגורם להפרדה ל- 2 עמודים. הזיזו את הקו הזה שתי עמודות שמאלה ותקבלו:

כמובן שכעת גם התצוגה לפני הדפסה תראה טוב:

החרגה של טווחים מאזור ההדפסה:

ניתן להגדיר לאקסל להתעלם מטווחים מסוימים בגיליון, על ידי הזזת הגבולות הכחולים העבים:

ניתן בכל שלב לחזור לתצוגה “הרגילה” על ידי לחיצה על הכפתור הבא:

 הוספה ידנית של מעברי עמודים

במידה ואתם חפצים ביצירה של מעברי עמודים – כלומר שאקסל תפצל את הגיליון שלכם לכמה עמודים באופן מלאכותי – בצעו את הצעדים הבאים:

1. לחצו על התא שבו אתם מעוניינים ליצור את הפיצול – כלומר שמעל לתא הזה ולפניו יתווסף מעבר עמוד.
2. לחצו על לשונית Page Layout
3. לחצו על Breaks – Insert Page Break

להלן דוגמאות לפיצולי עמודים בהתאם לתא שלחצנו עליו:

פיצול רגיל:

לפני:

אחרי:

פיצול לאורך ולרוחב:

לפני: 

אחרי:

רוצים להסיר את ההפרדה לעמודים? לחצו שוב על Page Layout – Breaks – Remove Page Break (שימו לב שעליכם לסמן קודם תא הסמוך לקו ההפרדה) או Reset Page Breaks כדי להעיף את כל ההפרדות שביצעתם.

הסרת קווים מקווקווים (Page Breaks)

לחצתם על תצוגת Page Break Preview? ברגע שתחזרו לתצוגה הרגילה, הקווים שמסמלים את ההפרדה בין העמודים השונים יישארו עמכם לנצח. כך זה נראה:

על מנת להיפטר מהמטרד הזה, יש לגשת ל- Options -> Advanced -> Display options for this worksheet ולהוריד את הסימון מ- Show Page Breaks:

כעת הגיליון יחזור לקדמותו.

טיפ למתקדמים – ניתן להעיף את הקווים המקווקווים על ידי הרצת המאקרו הבא:

Sub disablePageBreaks()

ActiveSheet.DisplayPageBreaks = False

End Sub

לא יודעים מה זה מאקרו? היכנסו למדריך המאקרואים שלנו ותלמדו כיצד לייעל את עבודתכם!

5. הדפסת גיליון עם כותרות (Header / Footer)

כאן זה מתחיל להיות מעניין. רוצים שהגיליון שלכם יודפס עם כותרת עליונה (Header) או כותרת תחתונה (Footer)?

גשו ללשונית Insert ולחצו על Header & Footer.

כעת הגיליון יעבור לתצוגת Page Layout (האפשרות אשר מופיעה בין תצוגה נורמלית ל- Page Break Preview), ותחת Header תופיע לשונית Design:

הגיליון שלכם יוצג באופן הבא:

אפשרויות Header ו- Footer

• ניתן להוסיף טקסט מסוים שיחזור על עצמו בכל עמוד, על ידי הקלדת הטקסט ב- Header או ב- Footer
• ניתן לבחור אחד מפורמטי ברירת המחדל המוצעים על ידי אקסל על ידי לחיצה על כפתורי Header או Footer בלשונית Design. לדוגמא:

וכך זה ייראה בגיליון:

 

ניתן להרכיב סגנון כותרת מותאם אישית, המורכב ממרכיב אחד או מספר מרכיבים, למשל:

• מספר עמוד
• מתוך סה”כ עמודים
• תאריך נוכחי
• שעה נוכחית
• שם קובץ
• שם גיליון
• תמונה

כל אחת מהאפשרויות מקודדת בצורה מיוחדת, כפי שנוכל לראות בדוגמא הבאה –

נניח שאנו רוצים כותרת בסגנון הבא: “שם גיליון, עמוד X מתוך Y, שעה, תאריך” 

לצורך כך, בזמן שאנחנו נמצאים במצב עריכה של ה- Header או ה- Footer, נלחץ על הכפתורים הבאים, לפי הסדר:

1. Sheet Name – שימו לב שמופיע כעת הקידוד [Tab]&
2. נקליד פסיק ורווח
3. נלחץ על Page Number
4. נקליד באנגלית of עם רווחים לפני ואחרי
5. נלחץ על Number of Pages
6. נוסיף שוב פסיק ורווח
7. נלחץ על Current Time
8. נוסיף שוב פסיק ורווח
9. נלחץ על Current Date

אם עשינו הכל לפי ההוראות, זו תהיה התוצאה הסופית:

הוספת תמונה בתור כותרת עליונה/תחתונה

ניתן להוסיף תמונה שתשמש ככותרת עליונה/תחתונה. לצורך כך, נעשה את הצעדים הבאים:

1. בלשונית Design נלחץ על Picture ונבחר מהמחשב שלנו את התמונה הרצויה.
2. לאחר שהוספנו את התמונה, נלחץ על תא מסוים בגיליון וכעת התמונה תוצג לנגד עינינו.
3. במידה והתמונה גדולה/קטנה מדי, ניתן לשנות מאפיינים אלו על ידי לחיצה על הכותרת שבה כתוב הטקסט [Picture]& ובתפריט Design ללחוץ על Format Picture
4. כעת, על ידי שינוי ה- Height וה- Width, נוכל להגיע לתוצאה הרצויה:

חזרה לתצוגה רגילה

כדי לחזור לתצוגה רגילה, לחצו על Normal בתחתית הקובץ:

6. הוספת סימן מים (Watermark) באקסל

רוצים להוסיף את המילה “DRAFT” או “טיוטה” ברקע הגיליון שלכם?

על ידי שימוש בכלי ה- Header / Footer שהצגנו מקודם, ניתן להוסיף סימן מים (Watermark) לגיליון האקסל שלנו.

למרבה הצער, תוכנת האקסל אינה מגיעה עם אפשרות להצגת סימני מים כפי שאנו מכירים מתוכנת הוורד. ניתן לעקוף בעיה זו על ידי הוספת סימן מים שהוכן מראש והוספתו כתמונה דרך ה- Header או Footer. להלן האופן שבו נעשה זאת:

1. ראשית, נוריד מאתר מיקרוסופט את תבנית סימן המים הרצויה:

תבנית “טיוטה”

תבנית “סודי”

תבנית “DRAFT”

תבנית “CONFIDENTIAL”

     2. נלך ל- Design, נבחר Picture, ונבחר את התמונה שהורדנו זה עתה.

3. כעת, לאחר שנלחץ על תא מסוים בגיליון, סימן המים יוצג לנגד עינינו:

שימו לב – ניתן להשתמש באפשרות ה- Picture כדי להוסיף לא רק סימני מים, אלא גם את לוגו החברה שלכם, תמונות של חתולים, או כל תמונה אחרת שתרצו 🙂

7. הדפסת טווח שורות מסוים בכל עמוד

נניח שאתם מעוניינים לקבע טווח מסוים ולהדפיסו על גבי כל אחד מהעמודים, כמו בדוגמא הבאה – שבה ניתן לראות שהשורה המכילה את הכותרות “שם, גיל, משקל” מופיעה רק בעמוד 1:

על מנת לגרום לשורה זו לחזור על עצמה בכל עמוד שתדפיסו, בצעו את הצעדים הבאים:

1. לחצו על לשונית Page Layout
2. לחצו על Print Titles
3. ב- Rows to repeat at top סמנו את השורה/שורות שתרצו לחזור עליהם בכל עמוד:

כך נראית התוצאה הסופית:

 

8. שינוי קנה המידה של ההדפסה

רוצים לשנות את קנה המידה שבו מודפס העמוד שלכם? רוצים להדפיס את כל המסמך ברוחב או אורך של עמוד אחד? אין שום בעיה! גשו ללשונית Page Layout ושנו את ההגדרות המופיעות להלן:

הדפסה על רוחב של עמוד אחד בלבד – שנו את הגדרת Width לעמוד אחד

הדפסה על אורך של עמוד אחד בלבד – שנו את הגדרת Height לעמוד אחד

כמובן שניתן להגדיר את הרוחב/אורך לכמה עמודים – כל שעליכם לעשות הוא לבחור את מספר העמודים המבוקש.

שימו לב – במידה ודחסתם עמודות רבות לתוך עמוד אחד, כדאי לשקול לשנות את הגדרת ההדפסה של הדף מ”לאורך” ל”לרוחב” דרך Page Layout – Orientation, כפי שהוסבר בתחילת המדריך.

 

ניתן להשפיע על קנה המידה שבו יודפס בהתאם לאחוז מסוים. על מנת לעשות זאת, שנו את Width ו- Height ל- Automatic והזינו ב- Scale את האחוז המבוקש. ככל שהאחוז נמוך יותר – כך תאים רבים יותר יידחסו לתוך עמוד אחד. שחקו עם האחוזים עד שתגיעו לתוצאה הרצויה!

9. שינוי השוליים של העמוד

ניתן להגדיל/להקטין את השוליים של העמוד. לצורך כך, יש להיכנס לתצוגה לפני הדפסה, וללחוץ על הכפתור הבא:

כעת, תוכלו להזיז את שולי העמוד כאוות נפשכם:

במידה ותהיתם מדוע יש שני קווים עבור השוליים העליונים והתחתונים – אלו מיועדים עבור הכותרות העליונות והתחתונות (Header/Footer). במידה ויש לכם כאלו בעמוד – תוכלו לשחק גם עם המיקום שלהן בעמוד.

על מנת להחזיר את השוליים למצבם המקורי, לחצו בעודכם בתצוגה לפני הדפסה על Last Custom Margins Setting ולחצו על האפשרות Normal

שימו לב שניתן לשנות את הגדרות השוליים הללו גם דרך לשונית Page Layout – Margins.

עד כאן להיום… 🙂

אנו מקווים שנהניתם ולמדתם ממדריך ההדפסה שלנו. אתם מוזמנים לשתף אותו עם חבריכם לעבודה, שיודו לכם עד מאוד.

מכירים טיפים וטריקים נוספים שמשמשים אתכם ביומיום? מוזמנים לשתף אותם עמנו בעמוד הפייסבוק שלנו או בקבוצת הפייסבוק שלנו! 🙂